¿Cuánto cuesta automatizar una empresa?
Precios reales de automatizar procesos con IA en una pyme: qué cuesta cada tipo de proyecto, qué se paga cada mes y cómo calcular si te sale rentable.
“¿Y esto cuánto me costaría?” Es la primera pregunta de casi todo el mundo, y casi nadie la responde con números en su web. Vamos a hacerlo.
Aviso: los rangos de abajo son orientativos y varían según la complejidad y quién lo haga. Pero te sirven para saber si lo que te están presupuestando tiene sentido.
Las tres partidas que siempre hay
- Implantación (pago único): analizar el proceso, construirlo, conectarlo con tus herramientas y probarlo.
- Herramientas (mensual): las plataformas que sostienen el sistema.
- Mantenimiento (mensual): que siga funcionando cuando cambie algo. Y siempre cambia algo.
El error clásico es mirar solo la primera. Un proyecto barato de implantar y caro de mantener sale peor a doce meses vista.
Qué cuesta cada tipo de proyecto
Automatización de una tarea concreta — conectar dos herramientas para dejar de copiar datos a mano. Es el proyecto más pequeño y el que antes se amortiza: el sitio ideal para empezar.
Asistente de atención al cliente — responder WhatsApp, email o el chat de la web, cualificar y pasar a una persona cuando toca. El coste depende de cuántas preguntas distintas cubra y de si necesita consultar tus datos reales (stock, precios, disponibilidad).
Sistema de gestión a medida — CRM, agenda, facturación y automatizaciones adaptados a cómo trabajas tú. Aquí los rangos se disparan: en España, un CRM desarrollado desde cero se mueve habitualmente entre 10.000 y 35.000 €. Por eso casi nadie debería encargar uno de cero — sale más a cuenta partir de algo construido y adaptarlo.
El coste mensual que nadie te cuenta
Las herramientas suman más rápido de lo que parece:
| Concepto | Rango típico |
|---|---|
| Plataforma de automatización | 20-100 €/mes |
| Consumo de IA (según uso) | 10-200 €/mes |
| Hosting y base de datos | 10-50 €/mes |
| WhatsApp Business API (si aplica) | Variable, por conversación |
A esto le sumas el mantenimiento de quien te lo lleva. Pide siempre el coste mensual desglosado antes de firmar. Si un presupuesto solo te da el pago único, te falta la mitad de la película.
Cómo saber si te sale rentable
Necesitas tres números:
- Horas al mes que se van en esa tarea.
- Coste por hora de quien la hace.
- Coste anual de automatizarla (implantación + doce meses de mantenimiento).
Si las horas ahorradas al año valen más que el coste anual, el proyecto se paga solo. Uno razonable debería amortizarse en menos de doce meses. Si nadie te sabe decir en cuánto tiempo se recupera, mala señal.
Y hay un ahorro que no sale en esta cuenta: los clientes que hoy pierdes por no contestar a tiempo. Ese suele ser el número grande.
Tres señales de que te están inflando el precio
- No te preguntan por tus procesos antes de dar precio. Un presupuesto serio llega después de entender cómo trabajas, no antes.
- Te venden IA para todo. Muchos procesos se arreglan con una automatización simple, sin IA, y cuestan bastante menos.
- No hay forma de empezar pequeño. Si la única opción es un proyecto grande de golpe, el riesgo es todo tuyo.
Nuestro planteamiento
Nosotros empezamos siempre con un diagnóstico de 490 €: analizamos cómo opera tu empresa, qué procesos se pueden automatizar, cuánto te ahorraría cada uno y qué costaría implantarlo. Sales con un plan y con números, decidas trabajar con nosotros o no.
Si después implementas con nosotros, esos 490 € se descuentan íntegros del proyecto. Y antes de eso hay una asesoría gratuita de 30 minutos para ver si tiene sentido siquiera.
Lo hacemos así porque el error caro no es pagar de más por una automatización. Es automatizar el proceso equivocado.